Generare un flusso costante di appuntamenti qualificati è oggi una delle sfide più complesse per aziende B2B e B2C. Non basta avere un buon prodotto o un’offerta competitiva: serve generare contatti realmente in target e pronti ad ascoltare la proposta commerciale.
Molte aziende cercano una soluzione rapida per sostenere la rete vendita, altre preferiscono costruire competenze interne e controllare ogni fase del processo. Da qui nasce il dubbio strategico: è meglio acquistare pacchetti di appuntamenti da un’agenzia oppure sviluppare un call center interno? In questo articolo vedremo vantaggi e svantaggi di lavorare in outsourcing o con call center interno.
Acquistare pacchetti di appuntamenti da agenzie esterne (outsourcing)
L’outsourcing è la scelta più immediata per chi vuole generare appuntamenti senza modificare la propria struttura interna. Le agenzie che vendono pacchetti di appuntamenti offrono un servizio “chiavi in mano”: l’azienda comunica il target e l’obiettivo, e in tempi brevi riceve appuntamenti già fissati per il reparto commerciale.
È una soluzione che può sembrare ideale, soprattutto quando si ha urgenza di riempire l’agenda degli agenti o si desidera testare un nuovo mercato senza investimenti strutturali.
Vantaggi
L’esternalizzazione consente di ottenere risultati immediati. Non è necessario assumere personale, formarlo o gestire la parte operativa: l’agenzia si occupa di tutto. Questo permette anche di testare un mercato o una value proposition senza un impegno di lungo periodo. Per molte aziende rappresenta una scorciatoia efficace nelle fasi iniziali di un progetto.
Svantaggi
Delegare interamente la generazione degli appuntamenti significa rinunciare a parte del controllo. La qualità degli appuntamenti può essere disomogenea e spesso non rispecchia gli standard aziendali. Inoltre manca l’allineamento nei valori, nel linguaggio e nella cultura del brand, elementi che influenzano l’esperienza del potenziale cliente. Infine, il costo per appuntamento può rivelarsi molto più alto del previsto, soprattutto se la conversione effettiva in trattative reali non è elevata.
Creare un team interno di teleselling/telemarketing (insourcing)
L’alternativa è costruire un reparto interno dedicato alla presa appuntamenti o al teleselling. Non si tratta solo di inserire operatori: significa creare processi, strumenti, formazione continua e KPI specifici. È una scelta più impegnativa, ma permette di trattare la generazione degli appuntamenti come un asset strategico, non come un’attività da delegare.
Vantaggi
Con un call center interno l’azienda mantiene il pieno controllo su ogni fase: dalla scrittura degli script alla selezione degli operatori, fino alla formazione e all’analisi dei dati. Questo consente di rafforzare il posizionamento del brand attraverso comunicazioni coerenti e professionali. Nel lungo periodo, una struttura interna permette una scalabilità più sostenibile.
Svantaggi
Avviare un reparto interno comporta costi iniziali più elevati: assunzioni, strumenti, supervisione, scelta di un software per call center adeguato, formazione. Inoltre, il tempo necessario per rendere la struttura operativa e produttiva è superiore rispetto all’outsourcing. È una scelta strategica che richiede visione, leadership interna e la volontà di costruire un processo anziché acquistare appuntamenti pronti.
Il nostro consiglio: il call center interno è più vantaggioso, ma richiede una tecnologia adeguata.
Prendere appuntamenti con un call center interno richiede la valutazione di un software che possa gestire tutto il flusso. Dall’acquisizione contatto, alla sua lavorazione fino all’analisi e alle statistiche del lavoro eseguito. Di seguito alcune funzioni utili che devi necessariamente prendere in considerazione.
Predictive dialer
Il predictive dialer è un sistema che compone automaticamente i numeri di una lista e inoltra agli operatori solo le chiamate effettivamente risposte, evitando digitazioni manuali e tempi morti. Con crm4 puoi personalizzare la velocità del Predictive in base alla tue esigenze lavorative. Eviti di utilizzare telefoni e registrare tutto su un foglio Excel. Grazie al Predictive puoi riorganizzare richiami, assegnarli a operatori specifici e riportare note per ogni contatto.
Call Recorder
Prendi in considerazione un software per call center che ti consenta di registrare le chiamate. In questo modo puoi riascoltare e analizzare le chiamate e capire cosa va bene e cosa va cambiato per migliorare le prestazioni.
Affiancamento da remoto e intrusione in cuffia
Se hai in mente di creare un piccolo call center con possibilità di lavoro da remoto, devi cercare un gestionale che ti permetta di gestire serenamente il team anche a distanza. Con l’affiancamento a distanza l’operatore può dedicarsi all’ascolto in cuffia in completa autonomia, sentendo le conversazioni di diversi operatori anche in smart working. Con l’intrusione in cuffia, invece, un team leader può intervenire in una conversione e creare una conversazione in tre, per aiutare l’operatore a concludere un appuntamento.
Gestione Appuntamenti
Crm4 offre una gestione agenti completa: permette di assegnare i lead in modo intelligente, monitorare le performance in tempo reale e visualizzare il luogo dell’appuntamento su Google Maps per ottimizzare appuntamenti e strategie di copertura commerciale.
Reportistica
Crm4 offre una misurazione precisa dei principali KPI operativi. Il sistema analizza in tempo reale dati come il numero totale di chiamate effettuate, la durata media delle conversazioni, il tasso di risposta, le conversioni e il costo per appuntamento. Questi insight permettono alle aziende di valutare le performance del team, ottimizzare i processi e prendere decisioni basate su dati affidabili e aggiornati.
Omnicanalità
La omnicanalità è importante. Crm4 integra diversi canali di comunicazione in un’unica suite operativa. Crm4 consente di gestire telefonate, messaggi WhatsApp ed email da un’unica interfaccia, garantendo una comunicazione fluida e coordinata con i prospect. Questa struttura omnicanale permette agli operatori di scegliere il canale più efficace per ogni contatto, migliorando la velocità di risposta e aumentando le opportunità di conversione.
Crm4 è la soluzione completa per chi vuole controllo, scalabilità e performance misurabili. Se vuoi creare il tuo call center, contattaci: ti aiutiamo in ogni fase della sua creazione.
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