Perchè scegliere un software in cloud per call center?

Un call center è una struttura in cui vengono effettuati dei flussi di chiamata in entrata, (si parla in questo caso di call center inbound) e in uscita (nel caso di quelli outbound). Se, nei primi, l’azienda offre un servizio puramente di assistenza clienti e cerca di risolvere i problemi degli utenti, in quelli outbound l’obiettivo è quello di vendere un prodotto o un servizio.

Tali strutture sono integrate a tutte le altre attività di marketing svolte dalle aziende e sono un valido contributo per le imprese che vogliono potenziare e aumentare il proprio business. Negli ultimi anni, soprattutto con l’incremento del lavoro da casa causato dalla pandemia da Covid-19, anche i call center si stanno dotando di software in cloud che permette loro di offrire un servizio di qualità e flessibile.

• Perché scegliere un software in cloud
• Ulteriori vantaggi del cloud
• Call center: come traggono beneficio dal cloud

Perché scegliere un software in cloud

Un software in cloud ha un’elevata facilità di accesso, le sue funzionalità consentono di tenere in sicurezza i dati dell’azienda grazie a protocolli specifici. Si può usare un software in cloud da qualunque parte del mondo, basta avere un pc e una connessione internet. Hai presente Google Drive che ti permette di avere tutti i tuoi file sia da smartphone, sia da pc perchè basta semplicemente accedere con un indirizzo e-mail? Lo stesso procedimento immaginalo per tutti i software che si definiscono in cloud.

Le piattaforme in cloud consentono un monitoraggio costante di tutti i clienti registrati, possono anche essere svolte azioni di remarketing e quindi gli utenti che non sono stati raggiunti precedentemente possono essere ricontattati. Non stupisce che sempre più aziende si stiano convertendo all’uso dei software in cloud. 

L’emergenza sanitaria nata nel 2020 a causa del Covid-19 ha fatto nascere nuove esigenze come la necessità di lavorare in smart working, consentendo a molti call center e aziende di continuare a lavorare anche da casa grazie alla connessione online di questi software senza avere grosse perdite di denaro.

Molte aziende, quindi, si stanno convertendo all’uso di questi software in cloud sia per questioni tecniche sia per un’ottimizzazione di costi. Puoi concepire un call center totalmente in smart working, senza affittare uffici e prevedere spostamenti dei dipendenti. Un rischio però, potrebbe essere quello di coordinare con più difficoltà il lavoro del team a distanza facendo venir meno il ‘lavoro di squadra’, ma solo nei casi in cui ci si affidi ad un software di scarsa qualità.

Ulteriori vantaggi del cloud

Ci sono ulteriori vantaggi per le aziende che decidono di affidarsi a un software in cloud:

• Costi ridotti:non c’è un costo di installazione degli hardware, le aziende non devono investire in ulteriori spese di personale tecnico perché il software si usa facilmente on line rendendo tutto più facile, veloce e senza interruzioni.
• Interfacce personalizzabili: non c’è bisogno di fare formazione specifica ai dipendenti sull’utilizzo del software perché l’interfaccia cloud si può personalizzare in base al lavoro da svolgere.
• Pagare per quello che si usa: molti dei software con cloud integrato offrono spesso anche dei servizi di attivazione che hanno dei costi ridotti e per i quali si paga solo una tariffa annuale o mensile senza altri vincoli.
• Costi di manutenzione: sono abbastanza esigui, soprattutto se si usa un software moderno. Il software in cloud, inoltre, si aggiorna da solo quindi non c’è bisogno di alcuna manutenzione tecnica costante.
• Funzionalità: un software in cloud è dotato di molte funzioni come quella di monitorare le chiamate, registrare i clienti e aggiornare i database e valutare la qualità del servizio offerto.
• Integrazione: è possibile integrare questo software con altri sistemi usati dalla stessa azienda.
• Velocità del lavoro: senza i costi e i tempi di manutenzione e la possibilità di lavorare da casa si ottimizza molto del tempo a disposizione e si ottimizza meglio il lavoro complessivo.

Call center: come traggono beneficio dal cloud

Quasi tutti i call center si stanno convertendo alla tecnologia cloud perché non solo garantisce di avere tutti i benefici sopra accennati, ma consente anche di velocizzare il numero di chiamate e raggiungere più clienti grazie a sistemi come il predicitve dialer.

Per quanto riguarda i call center che usano software in cloud, spesso si avvalgono di sistemi di telefonia VoIP che si connette direttamente a un modem e ad una connessione a banda larga e quindi direttamente al telefono aziendale in modo facile e veloce. 

Nel caso di utilizzo di un software in cloud, il call center verrà dotato di un proprio CRM ovvero di un Customer Relationship Management che gli consentirà di migliorare il servizio e la qualità della chiamata nei confronti dei propri clienti. Quali altri vantaggi possono esserci per un call center che usa un software in cloud? 

Scalabilità

Per un call center, avere un software con un buon CRM interno significa avere maggiore scalabilità nel suo funzionamento. Questo significa che il software diventa più flessibile da usare, si possono modificare più facilmente anche le liste dei clienti e aggiungerne di nuove. Inoltre, possono essere creati dei sistemi di messaggistica automatizzata che velocizzano i tempi di risposta degli operatori.

Reportistica e licenze

Le reportistiche sono real time consentendo a tutto il team di lavoro di avere sempre dati aggiornati a cui fare riferimento, delle metriche da analizzare e da usare per migliorare la performance.

Automazione e lavoro da casa

Un software che lavora in cloud consente il risparmio sulle postazioni fisse perché gli operatori possono connettersi da casa oppure lavorare direttamente tramite mobile dato che spesso questi sistemi sono dotati di applicazioni per dispositivi mobile. È anche possibile creare dei messaggi automatizzati che vengono inviati non appena l’utente riceve la chiamata e risponde: solo successivamente sarà trasferito all’operatore che perderà a sua volta meno tempo a comporre il numero.

Per concludere, le aziende possono trarre molti benefici da un call center per le loro attività di marketing, soprattutto nel momento in cui decidono di lavorare in cloud con software aggiornati, flessibili e intuitivi.