ROC per il Call Center e come iscriversi

Creare un call center non significa solamente cercare operatori, liste e iniziare a chiamare. Prima di arrivare a questo step è necessario assolvere a pratiche burocratiche fondamentali se si vuole avviare un’attività di call center a norma. In questo articolo ti spiegheremo cos’è il ROC e perché è importante registrare il tuo call center outbound a tale Registro.

Cos’è il ROC?

Il Roc, ovvero il Registro degli Operatori della Comunicazione, è un elenco a cui sono obbligati all’iscrizione gli editori di contenuti, siano essi di tipo telematico come i giornali on line, di tipo cartaceo come gli editori o di tipo audiovisivo come le attività radiofoniche, ma anche gli imprenditori che possiedono un call center: sono tenuti a fornire il numero di chiamata con il quale effettuano le chiamate di telemarketing o teleselling.

A gestire il Roc è l’Agcom, vale a dire l’Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni. La sua istituzione è avvenuta nel 1997, con la legge n. 249: nel corso del tempo si sono succedute varie delibere da parte dell’Agcom che hanno provveduto a precisare le modalità di iscrizione e che hanno esteso il bacino dei soggetti che sono tenuti a iscriversi (come le concessionarie di pubblicità, per esempio).

Perché è importante che un call center sia iscritto al ROC?

I call center, in quanto operatori che interagiscono direttamente con il pubblico, devono rispettare normative precise per assicurare trasparenza e correttezza. Lo scopo del Registro degli Operatori della Comunicazione è quello di fare in modo che il mercato delle comunicazioni sia il più trasparente possibile e garantire anche la tutela degli utenti che si relazionano con determinati servizi.
Sono obbligati a presentare la domanda di iscrizione al Roc gli operatori economici che esercitano attività di call center, ma anche i soggetti terzi a cui vengono affidati i servizi di call center.

Novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2021

La Legge di Bilancio 2021 ha ampliato la categoria dei soggetti tenuti all’iscrizione al ROC, includendo tra gli obbligati anche i fornitori di servizi di intermediazione online e i motori di ricerca operanti in Italia. Questa estensione mira a garantire una maggiore trasparenza nel mercato digitale, regolando piattaforme che, pur non producendo direttamente contenuti, influenzano significativamente la diffusione delle informazioni e il comportamento degli utenti. I fornitori di intermediazione, come i marketplace e le piattaforme di e-commerce, così come i motori di ricerca, devono ora fornire dettagli sugli assetti proprietari e garantire il rispetto delle normative nazionali, assicurando una gestione responsabile delle loro attività sul territorio italiano.

Come iscrivere il numero telefonico del tuo call center

In fase di iscrizione devono essere comunicati tutti i numeri di telefono nazionali che vengono utilizzati per lo svolgimento dei servizi di call center, tra i quali i numeri per i servizi geografici, quelli a sovrapprezzo, le numerazioni di comunicazioni mobili e i numeri verdi. Le numerazioni devono essere indicate per intero sempre.

L’iscrizione al ROC richiede il rispetto di una procedura ben definita. Ecco i principali passaggi:

Modulistica necessaria

Per iscriversi al ROC, è necessario compilare i moduli disponibili sul sito dell’AGCOM, che includono:

• Il modulo di iscrizione specifico per la categoria di appartenenza.
• Una dichiarazione sugli assetti societari e la composizione dell’impresa.

Procedura di iscrizione

1. Registrazione online: accedere al portale dell’AGCOM e registrare l’azienda.
2. Compilazione dei moduli: inserire tutte le informazioni richieste, inclusi i dati societari e fiscali.
3. Invio documentazione: caricare i documenti firmati digitalmente sul portale.

L’obbligo di iscrizione è entrato in vigore con la Legge di Bilancio 2017; chi non rispetta la norma rischia una sanzione di 50mila euro.
Per trasmettere le informazioni necessarie alla registrazione occorre usare i servizi a disposizione sul portale Impresainungiorno.gov.it, con la Carta nazionale dei servizi e i relativi dati del legale rappresentante.

Comunicazione annuale Roc call center

La domanda di iscrizione al ROC deve essere presentata entro 60 giorni dalla data di inizio dell’attività rilevante ai fini del Registro. Una volta iscritti, è fondamentale ricordare di rinnovare l’iscrizione al ROC ogni anno.

Modalità di rinnovo in base al tipo di iscrizione:

• Società di capitali o cooperative:
  devono trasmettere la comunicazione annuale entro 30 giorni dalla data di deposito del bilancio presso la Camera di Commercio, aggiornata alla data dell’assemblea che approva il bilancio.
• Altri soggetti:
  devono inviare la comunicazione annuale entro il 31 luglio di ogni anno, aggiornata a tale data.

Comunicazione annuale obbligatoria

• deve essere effettuata sia in caso di modifiche societarie che in assenza di variazioni;
• rinnovo gratuito: non comporta costi aggiuntivi.

Procedura di invio
Il rinnovo deve essere trasmesso esclusivamente in modalità telematica attraverso il portale ufficiale dove è stata effettuata l’iscrizione.

Cancellazione al ROC

Per cessare l’iscrizione al ROC, è necessario presentare una richiesta ufficiale tramite il portale dell’AGCOM, allegando la documentazione che attesti la cessazione delle attività o il trasferimento ad altra categoria non soggetta all’obbligo.

Consigli utili: ti suggeriamo di consultare regolarmente il sito ufficiale dell’AGCOM per ottenere informazioni aggiornate sull’iscrizione e sul rinnovo, considerando eventuali variazioni normative o differenze regionali.

La mancata iscrizione al ROC

Ti starai chiedendo sicuramente cosa potrebbe accadere se non ti iscrivi al ROC o se non rinnovi l’iscrizione. Violeresti le norme previste dal “Regolamento per l’organizzazione e la tenuta del registro degli operatori di comunicazione” (Allegato A della delibera Agcom n. 666/08/CONS)  rischiando multe salatissime che vanno dai 500 ai 100000 Euro. Oltre alla pena pecuniaria, un call center non iscritto al ROC può subire:

• blocco delle attività: impossibilità di continuare il proprio lavoro.
• danni reputazionali: perdita di fiducia da parte di clienti e partner commerciali.

Vantaggi dell’iscrizione al ROC

Iscriversi al ROC offre numerosi vantaggi, tra cui:

1. Trasparenza e pubblicità degli assetti proprietari

L’iscrizione permette di dichiarare pubblicamente gli assetti societari, rafforzando la fiducia dei clienti e delle autorità di controllo. Permette di contrastare il telemarketing illegale, assicurando la massima trasparenza nei confronti degli utenti.

2. Tutela del pluralismo informativo

Il ROC garantisce il rispetto delle normative volte a evitare concentrazioni eccessive di potere nel settore delle comunicazioni.

3. Rispetto dei limiti per le società estere

L’iscrizione consente di dimostrare la conformità alle regole che limitano la partecipazione di società estere in determinati settori strategici.

Se vuoi svolgere un’attività a norma di legge, che sia un contact center con mandati b2c o b2b, ti consigliamo di iscriverti al ROC. Il call center è un’attività sempre sotto osservazione, perché rischiare inutilmente di incorrere in sanzioni? Abbi l’ambizione di costruire realtà lavorative importanti per te e il tessuto economico che ti circonda.

Se vuoi maggiori informazioni sull’avvio di un call center a norma di legge contattaci.