Chi si occupa di vendita telefonica, presa appuntamenti o gestione dei lead sa quanto sia importante avere strumenti efficienti e integrati. Oggi, sempre più aziende scelgono di unificare VoIP e CRM in un’unica piattaforma per ottimizzare tempi, risorse e risultati. In questo articolo ti parleremo dell’importanza di avere un gestionale dedicato alla vendita telefonica con VoIP già integrato e dei vantaggi correlati.
Definizione di VoIP e CRM
Il termine VoIP (Voice over Internet Protocol) indica la tecnologia che permette di effettuare chiamate vocali utilizzando la connessione Internet anziché le linee telefoniche tradizionali. Si tratta di un sistema ormai diffuso in ambito aziendale perché riduce i costi delle chiamate, migliora la qualità audio e offre maggiore flessibilità operativa.
Il CRM (Customer Relationship Management) è invece il software che consente di gestire tutte le attività legate ai clienti e ai potenziali clienti. All’interno di un CRM si possono raccogliere dati, tracciare le interazioni, monitorare le opportunità commerciali e organizzare le attività quotidiane del team.
Quando VoIP e CRM sono integrati in un’unica piattaforma, i vantaggi diventano immediati e tangibili.
I vantaggi di integrare VoIP e CRM in un unico software
Chi è alla prima esperienza con un’attività di vendita telefonica pensa di poter proporre i propri prodotti e servizi utilizzando un gestionale per i dati e uno smartphone o un telefono fisso per chiamare i contatti. Si tratta di una scelta che può risultare economica, ma a lungo termine il caos determinato da una scorretta gestione delle chiamate sarà predominante.
La mancata integrazione tra VoIP e gestionale significa:
- digitare manualmente i numeri di telefono su un tastierino;
- aspettare gli squilli di risposta;
- gestire manualmente i richiami telefonici;
- segnare manualmente note, richiami e altro ancora.
In questo modo non è possibile tenere traccia di quello che accade all’interno di un’attività di call center. Anche se molti non ne sono consapevoli, chiamare una lista di contatti per fare proposte commerciali significa fare attività di call center.
Un sistema che combina VoIP e CRM consente di centralizzare tutte le attività operative e di comunicazione. Questo significa che il team commerciale o gli operatori di call center possono gestire chiamate, campagne di contatto e aggiornamenti delle schede cliente senza dover passare da un’applicazione all’altra o perdere tempo prezioso.
Vediamo nel dettaglio alcune funzionalità chiave che puoi ottenere integrando VoIP e CRM in una sola suite.
Effettua chiamate istantanee direttamente dal CRM
Con un sistema integrato, non è più necessario copiare e incollare numeri o comporli manualmente. Puoi avviare una chiamata con un semplice clic all’interno della scheda cliente, riducendo gli errori e velocizzando le operazioni. I software per call center con VoIP integrato più avanzati gestiscono le chiamate con il Predictive Dialer che instrada il primo contatto disponibile a uno degli operatori attivi. In questo modo gli operatori parleranno solo con le persone che rispondono al telefono eliminando le inutili attese tra uno squillo e un altro.
Aggiorna in tempo reale le informazioni dei clienti
Durante la conversazione telefonica, hai la possibilità di inserire i cosiddetti esiti, note, aggiornare lo stato del lead, segnare appuntamenti o inserire feedback senza interrompere il flusso di lavoro. Questo ti permette di mantenere i dati sempre aggiornati e facilmente consultabili da tutto il team.
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Gestisci campagne di follow-up senza uscire dal CRM
Con CRM4, ad esempio, puoi attivare sequenze di SMS, email o messaggi WhatsApp senza uscire dal gestionale, distribuendo follow‑up in modo preciso e puntuale. Una volta terminata la conversazione, il sistema può automaticamente:
- inviare un SMS di ringraziamento o reminder all’indirizzo giusto;
- programmare un’email di follow‑up con materiali commerciali come brochure, foto, depliant o promozioni;
- far partire un messaggio di follow‑up via WhatsApp se non c’è stata risposta alla chiamata.
Questa gestione integrata evita perdite di contatti e assicura che ogni lead riceva attenzioni nei tempi giusti, senza dover passare tra strumenti diversi. Inoltre, ogni invio è tracciato e associato al profilo del cliente: cronologia sempre aggiornata.
Automatizza i flussi di lavoro e trasforma ogni lead in un’azione concreta
Con CRM4, l’automazione non è una funzione accessoria, ma il cuore pulsante dell’operatività. Tutto parte dall’ingresso del lead, che può avvenire da molteplici canali: moduli di contatto su Facebook e Instagram, landing page, form sul sito. Tramite Zapier, Make o webhook, non appena un contatto entra nel sistema, viene automaticamente registrato nella piattaforma con tutte le informazioni raccolte: nome, numero, fonte, stato della privacy e altri dati utili alla qualificazione, facendo subito lead qualification, perfezionando l’attività di lead generation.
Da qui in poi, entrano in gioco i flussi di automazione. Puoi configurare dei trigger, cioè eventi che attivano una sequenza di azioni. Ad esempio, l’arrivo di un nuovo lead può generare l’assegnazione automatica a un operatore disponibile, l’inserimento in una campagna di richiamo telefonico e, contemporaneamente, l’invio di un’email o di un messaggio WhatsApp personalizzato. Tutto questo avviene senza l’intervento manuale dell’operatore, che si ritrova con un’agenda già organizzata e lead pronti all’ascolto.
Automatizzare significa ridurre drasticamente il tempo che intercorre tra la generazione del contatto e il primo contatto reale, aumentare la precisione delle attività e non sprecare nemmeno un lead. È un approccio strutturato che permette di gestire volumi anche elevati, mantenendo alta la qualità delle interazioni.
Click to call e chiamate inbound
Anche in un call center orientato principalmente all’outbound, può diventare strategico integrare la gestione di alcune chiamate in entrata. Il click-to-call è un esempio concreto: consente agli utenti di avviare una chiamata diretta semplicemente cliccando su un pulsante all’interno di una campagna pubblicitaria, sulla pagina Google My Business, un sito web o su una landing page. Questo accorcia drasticamente i tempi tra il primo interesse e il contatto effettivo, generando chiamate inbound da parte di lead già caldi e motivati.
Con crm4 è possibile gestire queste chiamate in modo efficiente, grazie a un modulo inbound integrato che permette di personalizzare il flusso in entrata, utilizzare code intelligenti basate su tecnologia VoIP e assegnare le chiamate agli operatori più adatti. In questo modo, anche un call center outbound può offrire un’esperienza professionale e fluida ai contatti in entrata, ottimizzando le conversioni e migliorando la reputazione del brand.
Perché integrare VoIP e CRM? I vantaggi concreti per il tuo team
Integrare VoIP e CRM in un’unica piattaforma significa ottimizzare le attività quotidiane, ridurre le perdite di tempo e migliorare i risultati complessivi. Non si tratta solo di centralizzare gli strumenti, ma di creare un ecosistema operativo più efficiente e reattivo, dove ogni azione è connessa, tracciabile e orientata alla conversione. Addio a fogli Excel, note cartacee o file sparsi: tutto ciò che serve è già nel CRM, aggiornato in tempo reale.
Tra i vantaggi più evidenti:
- risparmio di tempo e denaro: si eliminano passaggi manuali, come digitale manualemnte numeri, duplicazioni e strumenti separati. Le chiamate partono direttamente dal CRM, tramite funzioni come il Predictive Dialer, i dati si aggiornano in tempo reale e ogni operatore lavora su un sistema unico e semplificato.
- Aumento della produttività: gli operatori non devono più cercare informazioni in documenti esterni o incrociare file Excel. Ogni contatto è completo di storico, note, appuntamenti e comunicazioni, tutto accessibile in pochi clic.
- Maggiore soddisfazione del team: lavorare con una piattaforma intuitiva, veloce e pensata per semplificare le operazioni quotidiane rende il lavoro più fluido e meno stressante, migliorando la motivazione e riducendo il turnover.
- Decisioni guidate dai dati: grazie ai report integrati, puoi monitorare le performance delle campagne e del team in tempo reale, individuando cosa funziona e dove intervenire. Niente più scelte “a sensazione”, ma strategie basate su numeri concreti.
- Più conversioni lungo tutta la journey: quando ogni fase, dalla presa del lead al follow-up, è sotto controllo, la probabilità di perdere contatti si riduce drasticamente. Questo si traduce in un incremento reale del tasso di conversione.
In un mercato in cui velocità, precisione e tracciabilità fanno la differenza, l’integrazione tra VoIP e CRM non è solo utile: è necessaria. Smetti di usare il telefono e i fogli Excel, stai solo perdendo opportunità di vera crescita e di risparmio. Contattaci e scopri come possiamo aiutarti.
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