Uno dei problemi principali dei gestori dei call center è l’importazione delle liste di telemarketing in un nuovo gestionale per call center. È molto probabile imbattersi in vari messaggi di errore di importazione durante il caricamento di un file CSV. Conosciamo bene le difficoltà degli utenti con Excel, proprio per questo motivo abbiamo facilitato i processi di importazione per i nostri clienti. In questo articolo ti diremo qual è la nostra magica soluzione, ma prima ti diamo dei suggerimenti facilissimi per avere consapevolezza degli errori più comuni che si fanno quando si manipola un foglio di lavoro Excel.
Quando si acquistano le liste telemarketing, soprattutto quelle di scarsa qualità, è possibile imbattersi in file CSV formattati in modo errato. Chi le acquista, se non è pratico di Excel, non le revisiona e inserisce il file nel gestionale pensando di stare facendo un buon lavoro. I messaggi di errore si accumulano e si tende a ritenere responsabile il software scelto. Spiegare come manipolare un file .csv non è facile in un ambiente lavorativo in cui ci sono varie persone che si occupano dell’importazione liste con più o meno competenze informatiche.
Il primo passo per risolvere veramente l’errore di importazione CSV è comprendere chiaramente il meccanismo informatico.
Ecco i principali problemi di importazione CSV:
Dimensione del file
Uno degli errori di importazione CSV più comuni riguarda la grandezza del file, se è molto grande ci possono essere problemi di caricamento. Se ci sono troppi campi o record, troppe colonne o troppe righe, il file diventa pesante. Ogni programma imposta dei limiti di grandezza in kb o mb. Che sia la foto profilo su Facebook o l’inserimento di un file su un qualsiasi software, è necessario rispettare quelle “misure” e quei limiti di grandezza. L’errore di importazione, quindi, può essere causato perché non hai rispettato i limiti impostati dal programma sulla dimensione dei file. Se l’importazione non va a buon fine, un buon software per call center ti avvertirà del problema e dovrai suddividere il file in file più piccoli che gli consentiranno di caricarlo correttamente o di comprimerlo.
Corrispondenza
Corrispondenza è una delle funzioni più utilizzate in Excel. Un altro errore di importazione che si verifica durante il caricamento di un file CSV è correlato, infatti, alla corrispondenza. Potrebbe trattarsi di colonne che non corrispondono ai nomi di campo previsti oppure nomi di campo che non corrispondono alle righe o semplicemente la completa assenza di nomi di colonna. Un esempio pratico nel mondo dei call center riguarda i campi nome, cognome, cap, città presenti nelle liste di telemarketing. In crm4, tramite le regole OCC, è possibile filtrare in maniera molto dettagliata tutti i campi di un file .csv in modo da creare campagne molto precise e chiamare solo i clienti che corrispondono a determinati requisiti. Poniamo il caso che vuoi chiamare solamente le persone di un determinato CAP, questa azione può essere possibile solo con la presenza di un file .csv ben formattato.
Caratteri speciali e codificazione dei file
Un problema di importazione delle liste potrebbe essere causato dalla presenza di caratteri non standard e non utilizzabili. Il tentativo di importare dati con file codificati diversamente non funzionerebbe.
La nostra soluzione
Potremmo aggiungere tanti altri problemi che presentano i fogli di lavoro Excel, ma siamo consapevoli di quanto sia difficile approcciarsi a questa suite senza avere le basi. Noi consigliamo di investire nella formazione dei propri collaboratori, soprattutto dei team leader che sono i primi a doversi interfacciare ogni giorno con le importazioni e con le liste di telemarketing. Senza delle buone basi di Excel il lavoro può subire rallentamenti.
Abbiamo compreso, tuttavia, che la formazione continua non è sempre prevista. Una delle nostre mission è semplificare al massimo il lavoro all’interno dei call center outbound, concentrandosi solamente sulla cosa più importante: la vendita telefonica. Abbiamo deciso di ridurre al minimo gli errori di importazione di file .csv con la creazione del nostro MAGIC TOOL. Basta caricare il file sulla nostra piattaforma, poi ci penserà il tool a sistemare automaticamente il file Excel. Nessun dolore di testa, nessuna perdita di tempo. Con crm4 caricare le liste è velocissimo e sei pronto a effettuare le tue chiamate di vendita con la potenza del predictive dialer.
Crm4 offre l’esperienza di importazione dei dati più rapida sul mercato. Ti garantiamo un flusso di lavoro continuo, senza interruzioni per ricavare il massimo dalle tue liste di telemarketing.
