Aprire un call center, al giorno d’oggi, risulta essere meno complesso di quanto si possa immaginare.
Vediamo ora come procedere per portare al termine tale operazione.
Aprire un call center: come procedere
Per aprire un call center, outbound o inbound, il processo iniziale consiste nel recarsi presso l’Agenzia delle Entrate per poter aprire la partita IVA che permetterà a quell’imprenditore di poter essere riconosciuto come tale ed operare in totale legalità. Richiedi anche il codice fiscale aziendale che permetterà di poter identificare, in maniera netta e senza errori, il tipo di attività che si vuole aprire.
Sarà anche importante effettuare il versamento annuale della quota presso la Camera di Commercio della propria città o regione, regolarizzando i vari tipi di procedimenti legali che sono collegati all’apertura di una nuova attività commerciale.
Non può mancare l’iscrizione al Roc, ovvero il Registro degli Operatori della Comunicazione. Gli imprenditori che possiedono un call center sono tenuti a comunicare i numeri con i quali effettuano le chiamate di telemarketing o teleselling. Per trasmettere le informazioni necessarie alla registrazione occorre registrarsi al portale Impresainungiorno.gov.it. La domanda di iscrizione si deve presentare entro 60 giorni dalla data di inizio dell’attività rilevante ai fini del Registro. Dal momento dell’iscrizione devi ricordare di rinnovare ogni anno l’iscrizione. Iscriversi è molto importante per fare un’attività nel massimo della trasparenza e per non incorrere a multe molto salate.
Una volta che l’imprenditore svolge queste operazioni, il passo successivo da compiere consiste nello scegliere il locale che dovrà essere sfruttato per avviare l’attività di call center: potrà essere acquistato oppure affittato mensilmente.
La struttura deve superare tutti i controllo igienici e di sicurezza: di conseguenza, sarà importante richiedere l’intervento degli addetti della ASL, i quali effettueranno una serie di controlli utili proprio a stabilire se, quel locale, è adeguato per poter svolgere un tipo di attività.
I mandati call center
Dopo la fase burocratica è arrivato il momento più operativo. Per avviare le attività vere e proprie del call center si deve iniziare a chiamare una lista di clienti. Allaccia partnership con l’azienda per la quale intendi operare: che si tratti di call center inbound o outbound, questo tipo di attività deve essere legato ad un marchio per poter vendere i suoi prodotti o servizi per via telefonica. Scegliere un mandato di un brand conosciuto con offerte vantaggiose agevola le vendite. Contatta i manager di zona dell’azienda o mettiti in contatto con chi offre i mandati telefonici diretti o indiretti. Allo stesso tempo è necessario fornirsi di liste di telemarketing di qualità da fornitori seri e professionali.
Non deve mancare la fase di scelta del personale, che deve essere composto da persone affidabili e con grande spirito lavorativo, le quali dovranno essere costantemente formate in maniera tale che, le stesse, siano in grado di poter operare in maniera corretta e senza errori, cercando di aumentare la produttività dell’azienda per la quale lavorano.
Infine occorre stipulare un contratto telefonico che sia vantaggioso per l’imprenditore, visto che il call center outbound si basa principalmente su questo tipo d’attività, ovvero sulle telefonate in uscita che saranno effettuate verso i clienti e potenziali tali.
Una volta che si svolge tutte questa serie di operazioni, il call center potrà essere aperto e reso effettivamente operativo.
Inbound e outbound: che differenze vi sono?
Differenze fra call center outbound e call center inbound
Un call center può svolgere attività distinte, infatti si distingue fra call center outbound e call center inbound.
Il call center outbound è quello che svolge l’attività di teleselling, ovvero quello che consiste nella vendita del bene o servizio al cliente.
Gli operatori telefonici effettuano la telefonata verso i clienti, motivo per il quale questo genere prende il nome di outbound, per proporre un prodotto e convincere il cliente nell’acquisto.
Esso verrà descritto con attenzione in tutti i suoi pregi in maniera dettagliata e precisa, nonché abbastanza convincente: questo per spronare il cliente all’acquisto del bene o servizio che viene appunto sponsorizzato durante la telefonata.
Oltre al teleselling, il call center outbound si basa anche sulle operazioni di telemarketing: i clienti possono essere contattati per fissare un appuntamento con un agente di vendita.
Inoltre, questo ramo del call center svolge anche attività di sondaggi: ai clienti potrebbero essere chiesti diversi pareri relativi ai beni realizzati dall’aziende o sui servizi erogati dalla stessa.
Il call center inbound è quello che tutti conoscono come centro assistenza: in questo caso sono i clienti ad effettuare la telefonata agli operatori e non il contrario.
Differente anche l’argomento della conversazione: in questo frangente si parla del bene o servizio erogato con la differenza che, il cliente, richiede un tipo d’assistenza che riguarda appunto l’oggetto della questione.
Inoltre, il centro assistenza potrà essere operativo anche per fornire supporto su altri argomenti, come ad esempio le procedure d’acquisto sul sito web dell’azienda o altre situazioni analoghe.
Lo scopo di questo call center è quello di fornire tutto il supporto utile ai clienti affinché, essi, possano risolvere le loro problematiche, relative al bene o servizio venduto da quell’azienda, senza alcuna difficoltà.
Pertanto, esse sono le due differenze che vi sono tra le due tipologie di call center: in entrambi i casi, i guadagni saranno presenti e i costi ridotti al massimo se si decide di sfruttare una particolare soluzione amica di chi vuole aprire questo tipo di attività.
Il software outbound per call center classico e da casa
Per poter essere maggiormente operativi, soprattutto per quanto riguarda il call center outbound, occorre sfruttare al massimo un sistema che permette di monitorare l’andamento della propria attività in maniera assai semplice anche in smart working. Oggi è possibile creare un call center da casa grazie alle soluzioni per call center in cloud. Crm4, infatti, è un software che non necessita di installazioni su pc. Per poterlo utilizzare è necessaria semplicemente una connessione a internet. Ci si può collegare da ovunque ci si trovi, da pc, tablet e anche smartphone. Puoi creare un team completamente da remoto. L’importante è provvedere a una buona formazione iniziale sia sul prodotto da vendere, sia sul gestionale utilizzato. Per creare un call center con crm4 bastano soli 10 minuti. Se hai tutto ciò che abbiamo elencato sopra, aprire un call center diventa la parte più facile. Puoi avere il controllo di quello che accade grazie alle statistiche real time, ascolto in cuffie e tante altre metriche che puoi controllare e analizzare. Lo smart working è ormai una pratica diffusa che può essere alternata tra lavoro in ufficio e lavoro in altre sedi a scelta dell’operatore.
Quanto costa aprire un call center?
Una persona potrebbe aprire la sua attività tra le mura domestiche ed essere operativa, riducendo al massimo i costi di gestione dell’attività, risparmiando sulla gestione di un affitto, sull’acquisto dei pc, rete internet.
I costi da affrontare per avviare un call center sono:
- Apertura Partita Iva
- Iscrizione al ROC
- Acquisto liste di telemarketing
- Formazione Operatori
- Pc
- Scrivanie, sedie e arredo ufficio
- Team di lavoro
- Traffico VoIP
- Acquisto licenze e postazioni ( questo varia in base al software utilizzato)
Questi sono i costi principali da valutare per chi vuole aprire un call center. Ci sono voci, però, che possono essere considerate INVESTIMENTI più che costi. Dedicare del budget alla formazione degli operatori è fondamentale perchè alla lunga premia sulla qualità offerta, consente di valorizzare al meglio le liste di telemarketing acquistate e di stringere maggiori contratti e appuntamenti.
