CASE HISTORY

Da chiamate inefficaci e nessun gestionale a una macchina da contratti: la svolta di i Boston Extend con crm4

GLI OBIETTIVI

Boston Extend è una scuola di inglese con otto sedi in Italia. Organizza corsi per adulti, ragazzi, studenti e aziende con diversi obiettivi come il rilascio di certificazioni linguistiche, la preparazione ai colloqui oppure allenare la conversation.

Il risultato che Boston Extend perseguiva era il miglioramento della gestione delle chiamate, dei richiami e anche del personale, consapevoli che solamente attraverso l’aumento della qualità delle chiamate avrebbero potuto stringere più appuntamenti e più contratti.

LO SCENARIO

una gestione lead nel caos

La scuola gestiva i lead con un semplice Excel, chiamando da cellulari e telefoni fissi. Ogni operatore perdeva minuti preziosi a digitare numeri e attendere risposte: un tempo che si sommava chiamata dopo chiamata,

sottraendo ore utili da dedicare alle conversazioni che contano

Senza uno strumento di gestione, i responsabili non riuscivano a tracciare le chiamate né a distribuire i richiami in modo efficace. Inoltre, con operatori dislocati in più sedi, serviva un sistema centralizzato per monitorare le performance in tempo reale.

I numeri con gestione manuale delle chimate (prima di crm4)

Si stimava una perdita di circa 25 minuti ogni ora per operatore, spesi tra composizione manuale del numero, attesa della risposta e gestione delle segreterie telefoniche

Solo circa 35 minuti per ogni ora di lavoro erano dedicati alla conversazione effettiva con il potenziale cliente

Nel maggio 2024, con un team di 75 operatori, l’azienda riusciva a generare una media di soli 11.83 appuntamenti per operatore

Costi fissi dell'azienda molto elevati

L’inefficienza del sistema manuale obbligava a mantenere un team di grandi dimensioni per raggiungere gli obiettivi minimi.

LA SOLUZIONE

LA SCELTA DI UN SOFTWARE PER CALL CENTER OUTBOUND

Dopo aver constatato le perdite economiche, i responsabili aziendali hanno deciso di affidarsi a un software gestionale che li aiutasse a gestire correttamente il lavoro di vendita telefonica. La scelta è ricaduta su crm4 per la completezza e l’affidabilità della piattaforma e del team di lavoro che ha assistito Boston Extend non solo in fase di onboarding, ma anche garantendo un’ assistenza continua in pieno regime lavorativo.

Le principali esigenze del cliente:

Un sistema per smistare velocemente le chiamate
Ascoltare in cuffia gli operatori e dare supporto durante le chiamate più difficili
Una visione completa dell’andamento del call center con report aggiornati
Migliorare la gestione dei richiami
Un'assistenza sempre presente e continua

6 funzionalità chiave

Le funzioni di crm4 che hanno rivoluzionato la vendita telefonica di Boston Extend

PREDICTIVE DIALER

Il predictive dialer compone automaticamente i numeri senza necessità di composizione da un tastierino numerico e inoltra la chiamata all’operatore solo quando l’utente risponde.
Tempi d’attesa ridotti tra una conversazione e un’altra e incremento delle conversazioni.

AFFIANCAMENTO

La formazione è tutto. Attraverso le Regole di Ascolto, l’operatore può dedicarsi all’ascolto degli operatori più bravi, anche in smart working. Così il team può gestire la formazione degli operatori dislocati su più sedi e da remoto.

ASCOLTO E INTRUSIONE IN CUFFIA

Attraverso l’ascolto delle chiamate è possibile individuare problemi e migliorare le prestazioni degli operatori. L’intrusione di una figura più esperta durante una conversazione può aiutare a gestire obiezioni e chiudere con esito positivo una chiamata.

REPORTISTICA

Crm4 offre una supervisione completa delle attività svolte: analisi contratti, campagne, appuntamenti, operatori, agenti e statistiche sempre aggiornate in tempo reale.

RICHIAMI PERSONALI

Concludere positivamente una vendita con la prima telefonata non è semplice. Con crm4 è possibile personalizzare i richiami con follow-up programmati e scegliere a quale operatore affidare la gestione dei richiami.

FILTRO SEGRETERIE

I messaggi delle segreterie telefoniche rappresentano una grande perdita di tempo per i call center. Il Rilevatore Segreterie di crm4 permette al Predictive Dialer di eludere le segreterie telefoniche in soli 3 secondi. Più conversazioni, più contratti e appuntamenti.

I RISULTATI

Cosa ha ottenuto boston extend con grazie al passaggio al gestionale crm4 con sistema predittivo

ottimizzazione risorse

PIÙ appuntamenti

PIÙ resa per operatore

Ogni operatore ha fissato in media:

PIÙ efficienza

Aumento dell’efficienza oraria +71% di conversazione con CRM4

Crm4 rivoluziona la presa appuntamenti. Inizia a chiudere più contratti e scala il tuo business!

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